Polityka prywatności i plików cookies

Aktualizacja: 8 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem PHOTOspot i realizacją usług PHOTOspot jest KMK Creative Michał Kurzawa, NIP 8272234199, adres: 55-003 Nadolice Wielie, ul. Olchowa 1A, e-mail: kontakt@photospot.pl, tel.: +48 513 555 411

PHOTOspot jest marką prowadzoną przez KMK Creative Michał Kurzawa. W sprawach dotyczących prywatności możesz napisać na kontakt@photospot.pl.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych związane ze stroną photospot.pl, wstępną rezerwacją terminu, realizacją obsługi fotograficznej wydarzeń, prywatnymi galeriami online, funkcją „Znajdź siebie”, zamawianiem odbitek, zgodami na wykorzystanie wizerunku oraz plikami cookies i podobnymi technologiami.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

• dane podane przy wstępnej rezerwacji: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, miejscowość wydarzenia, data wydarzenia, wybrany pakiet oraz opcjonalnie numer telefonu;
• dane organizacyjne związane z realizacją zlecenia, w tym status rezerwacji, ustalenia, cena, dojazd, informacje o umowie i rozliczeniach;
• fotografie wykonane podczas wydarzenia oraz wizerunek osób znajdujących się na zdjęciach;
• techniczne metadane zdjęć, ręczne przypisania zdjęć do osób, współrzędne cropów twarzy oraz avatar wybrany dla danej osoby w galerii;
• informacje o zamówieniach odbitek i statusach ich realizacji;
• informacje o udzielonych lub wycofanych zgodach na wykorzystanie wizerunku;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, czas połączenia, typ przeglądarki, urządzenie i logi bezpieczeństwa;
• dane związane z cookies i podobnymi technologiami, jeżeli ich użycie wymaga zgody i zgoda została udzielona.

4. Wstępna rezerwacja terminu

Formularz rezerwacyjny służy do wysłania zapytania o dostępność i rozpoczęcia ustalania szczegółów wydarzenia. Wysłanie formularza nie powoduje samo w sobie zawarcia odpłatnej umowy i nie tworzy obowiązku zapłaty.

Dane z formularza przetwarzamy w celu obsługi zgłoszenia i podjęcia działań na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, dane są dalej przetwarzane w celu jej wykonania. Dane wymagane przepisami rachunkowymi i podatkowymi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane rezerwacyjne są zapisywane w systemie WordPress i mogą być synchronizowane z arkuszem Google Sheets używanym do organizacji rezerwacji i realizacji zlecenia.

5. Fotografowanie uczestników wydarzenia i prywatna galeria

Podczas wydarzenia PHOTOspot wykonuje fotografie zgodnie z zakresem usługi zamówionej przez klienta lub organizatora. W przypadku uczestników, którzy nie są stroną umowy z PHOTOspot, podstawą przetwarzania wizerunku i zdjęć na potrzeby wykonania materiału, jego uporządkowania oraz udostępnienia w prywatnej galerii jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora oraz organizatora polegający na realizacji zamówionej obsługi fotograficznej i udostępnieniu jej rezultatów uczestnikom wydarzenia. W przypadku klienta będącego stroną umowy zastosowanie może mieć również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Galerie są przeznaczone dla osób związanych z danym wydarzeniem. Dostęp może odbywać się przez indywidualny adres, kod QR albo stronę wejściową galerii i przypisany kod. Galerie nie są przeznaczone do indeksowania przez wyszukiwarki.

Jeżeli nie chcesz, aby Twoje fotografie były dalej przetwarzane w galerii, możesz zgłosić sprzeciw operatorowi PHOTOspot podczas wydarzenia albo napisać na kontakt@photospot.pl. Sprzeciw zostanie rozpatrzony z uwzględnieniem okoliczności konkretnego przypadku i obowiązujących przepisów.

6. Detekcja twarzy, ręczne grupowanie i funkcja „Znajdź siebie”

PHOTOspot może lokalnie wykrywać położenie twarzy na fotografii, aby przygotować cropy ułatwiające operatorowi organizację materiału. Crop oznacza jedynie fragment zdjęcia wskazujący położenie twarzy.

Przypisanie cropów do konkretnej osoby odbywa się ręcznie przez operatora. W standardowej konfiguracji PHOTOspot nie wykorzystuje automatycznego rozpoznawania osób, nie porównuje matematycznych wzorców twarzy i nie tworzy biometrycznych profili uczestników. Fotografie i cropy nie są z tego powodu traktowane jako dane biometryczne szczególnej kategorii, ponieważ nie są technicznie przetwarzane w celu jednoznacznej identyfikacji osoby.

Funkcja „Znajdź siebie” działa na podstawie wcześniej ręcznie utworzonych przypisań. Użytkownik wybiera avatar z galerii, a system wyświetla zdjęcia przypisane przez operatora do tej samej osoby. Funkcja nie wymaga przesyłania selfie, imienia, nazwiska, adresu e-mail ani innego identyfikatora.

7. Przechowywanie zdjęć i retencja galerii

Pliki galerii są przechowywane w prywatnym magazynie Cloudflare R2. WordPress przechowuje metadane niezbędne do działania galerii, w tym informacje o zdjęciach, ręcznych przypisaniach osób, cropach i zamówieniach odbitek.

Standardowy okres dostępności galerii wynosi 6 miesięcy od wydarzenia, chyba że dla konkretnej galerii określono inny okres. Po wygaśnięciu galerii system usuwa pliki z Cloudflare R2 oraz dane operacyjne galerii z WordPressa, w szczególności metadane zdjęć, cropy, osoby i przypisania, zamówienia i historię wydruków. Administrator może usunąć te dane wcześniej, jeżeli nie są już potrzebne lub otrzyma uzasadnione żądanie.

Rejestr zgód na wykorzystanie wizerunku jest przechowywany oddzielnie i może pozostać zachowany po usunięciu galerii w zakresie potrzebnym do wykazania treści, daty i statusu zgody.

8. Ulubione i ustawienia zapisywane lokalnie

Niektóre funkcje galerii, w szczególności „Ulubione” oraz wybrane ustawienia interfejsu, mogą być zapisywane lokalnie w przeglądarce użytkownika. Informacja o ulubionych zdjęciach nie jest celowo przesyłana do Administratora i może zostać usunięta przez wyczyszczenie danych strony w przeglądarce.

9. Zamawianie odbitek

Galeria może umożliwiać wskazanie zdjęcia do wydruku. System zapisuje wówczas identyfikator zdjęcia, format, status zamówienia i status wydruku. Samo zamówienie odbitki przez uczestnika nie wymaga podawania danych kontaktowych. Dane te są usuwane wraz z danymi galerii.

10. Zgoda na wykorzystanie wizerunku w portfolio i mediach społecznościowych

Publikacja wybranych fotografii w portfolio PHOTOspot na photospot.pl lub na oficjalnych profilach PHOTOspot w mediach społecznościowych odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody osoby przedstawionej na zdjęciu oraz - tam, gdzie jest to wymagane - zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Podstawą przetwarzania danych dla tego celu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda może obejmować wszystkie zdjęcia przedstawiające daną osobę wykonane podczas konkretnego wydarzenia. Brak zgody nie wpływa na wykonanie zdjęć, dostęp do prywatnej galerii ani możliwość otrzymania odbitki.

Aktualna zgoda PHOTOspot obejmuje portfolio na photospot.pl i organiczne publikacje na oficjalnych profilach PHOTOspot. Nie obejmuje płatnych kampanii reklamowych ani przekazywania wizerunku innym firmom do ich własnej promocji, chyba że zostanie udzielona odrębna zgoda.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, pisząc na kontakt@photospot.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania. Ograniczone dane dowodowe dotyczące zgody i jej wycofania mogą być przechowywane przez okres potrzebny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

11. Osoby niepełnoletnie

W przypadku osoby niepełnoletniej PHOTOspot zachowuje szczególną ostrożność. Zgoda na publiczne wykorzystanie wizerunku dziecka jest przedstawiana rodzicowi lub opiekunowi prawnemu. Brak takiej zgody nie wpływa na dostęp do prywatnej galerii ani realizację usługi podczas wydarzenia.

Rodzic lub opiekun może również zgłosić sprzeciw dotyczący dalszego przetwarzania zdjęć dziecka w prywatnej galerii, kontaktując się z operatorem PHOTOspot lub pod adresem kontakt@photospot.pl.

12. Okresy przechowywania

13. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom, z których korzystamy przy prowadzeniu PHOTOspot, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu. Należą do nich w szczególności:

• LH.pl - hosting strony i poczta elektroniczna;
• Cloudflare - przechowywanie plików galerii w Cloudflare R2;
• Google - w szczególności Google Sheets używany do organizacji rezerwacji, a po wdrożeniu i za zgodą użytkownika także narzędzia analityczne lub reklamowe;
• Meta Platforms, TikTok i Microsoft - jeżeli odpowiednie narzędzia marketingowe lub analityczne są aktywne i użytkownik udzielił wymaganej zgody;
• dostawcy usług księgowych, prawnych i technicznych, jeżeli dostęp do danych jest potrzebny do wykonania ich usług.

W zależności od konkretnej usługi dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające, współadministratorzy albo odrębni administratorzy zgodnie z ich warunkami i przepisami prawa.

14. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii działają globalnie, dlatego w określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane w RODO, np. decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework tam, gdzie ma zastosowanie, standardowe klauzule umowne albo inne zgodne z prawem zabezpieczenia.

15. Cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z cookies oraz podobnych mechanizmów, w tym pamięci lokalnej przeglądarki. Technologie dzielimy na następujące kategorie:

• Niezbędne - potrzebne do działania strony, bezpieczeństwa, zapamiętania wyborów prywatności i funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika. Są używane bez odrębnej zgody tylko w zakresie niezbędnym.
• Analityczne - po uzyskaniu zgody mogą obejmować Google Analytics 4 i Microsoft Clarity. Pomagają mierzyć sposób korzystania ze strony i wykrywać problemy z interfejsem.
• Marketingowe - po uzyskaniu zgody mogą obejmować Google Ads, Meta Pixel i TikTok Pixel. Mogą służyć do pomiaru kampanii, konwersji i dopasowania reklam.

Google Tag Manager może być używany do technicznego zarządzania tagami i nie powinien uruchamiać tagów opcjonalnych przed właściwą zgodą. Google Search Console służy do analizy widoczności strony w wyszukiwarce i sama w sobie nie wymaga instalowania śledzącego pliku cookie u odwiedzającego.

W przypadku technologii, które nie są niezbędne do świadczenia żądanej usługi, ich uruchomienie następuje dopiero po zgodzie użytkownika zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz odpowiednimi zasadami RODO.

16. Zarządzanie zgodą na cookies

Przy pierwszej wizycie użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania wszystkich opcjonalnych technologii, odrzucenia ich oraz dokonania szczegółowego wyboru. Wycofanie zgody powinno być możliwe w dowolnym momencie przez link lub przycisk „Ustawienia cookies” dostępny w serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

17. Logi i bezpieczeństwo

Serwer i dostawcy infrastruktury mogą automatycznie zapisywać dane techniczne, w szczególności adres IP, czas połączenia, żądany zasób, typ przeglądarki i informacje o błędach. Dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa, diagnostyce i ochronie serwisu przed nadużyciami.

18. Twoje prawa

W zależności od podstawy przetwarzania możesz mieć prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach dotyczących realizacji praw napisz na kontakt@photospot.pl.

19. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

PHOTOspot nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Po wyrażeniu zgody dostawcy narzędzi marketingowych mogą tworzyć profile reklamowe zgodnie z własnymi zasadami; zgoda na technologie marketingowe może zostać w każdej chwili wycofana.

20. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami funkcji PHOTOspot, dostawców technologii lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest publikowana na photospot.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.